التنظيم التقني لأعمال وكيل المدرسة

يعتبر مركز “وكيل المدرسة” ذو أهمية كبيرة في سلسلة الإدارة المدرسية . حيث يمثل حلقة الوصل بين الإدارات العليا و الموظفين في المدرسة .

كما أنه المشرف الأول على سير وتنفيذ الخطط التعليمية والتربوية و تسند إليه أيضاً الكثير من الأعمال المكتبية . كالخطابات و المراسلات و عمليات الطباعة و الأرشفة ووضع الخطط و الجداول و الإدارة المالية و غيرها الكثير مما يدخل تحت مسمى أعمال وكيل المدرسة

ومما لا شك فيه أن هذا الكم الهائل من المسؤوليات و المهام الحساسة يتطلب عاملين أساسيين هما :

– الإدارة الفذة ذات التدريب التقني و المعرفي اللازم.
– الأدوات التقنية ووسائل التكنولوجيا المناسبة و الفعالة.

و في هذا المقال سنتناول المهارات و الأدوات التكنولوجية الحديثة المساعدة لنجاح و تسهيل التنظيم التقني لأعمال وكيل المدرسة.

 

اقرأ في موقعنا أيضاً التحول الرقمي في المؤسسات التعليمية

 

متى بدأ استخدام الوسائل التقنية الحديثة في تنظيم عمل الإدارة المدرسية ؟

 

في الحقيقة، فقد بدأ استخدام الحاسوب و الوسائل التكنولوجية الحديثة في الإدارة المدرسية والتربوية منذ أكثر من عقدين من الزمن .

ولكن يبقى التوظيف الفعال لهذه التقنيات الحديثة مرهوناً بأمور عدة منها الموارد المالية ثم التكنولوجية و التدريب المهني اللازم للكوادر المدرسية .

لذلك فاننا نجد في يومنا هذا بوناً شاسعاً بين الموارد التكنولوجية الممكن استغلالها وما نقوم فعلا باستغلاله في التنظيم التقني لأعمال وكيل المدرسة.

 

ما الذي يمكن أن يقدمه التنظيم التقني لأعمال وكيل المدرسة ؟

 

يمكن أن يقدم التنظيم التقني للأعمال الإدارية داخل المدرسة الكثير من التسهيلات من خلال التنظيم الدقيق لذلك الكم الهائل من البيانات المتشعبة للطلاب و المعلمين و المشرفين و المناهج و الخطط الدراسية والأنشطة الطلابية و القائمة تطول أكثر مع ادخال المفاهيم و المبادئ الحديثة للإدارة التعليمية المحوسبة و النظريات التربوية المعاصرة.
حيث سيسهل لوكيل المدرسة اتخاذ القرارات بسرعة بناءً على البيانات الجاهزة دون الحاجة لعقد الكثير من الاجتماعات و طلب الإحصاءات و تجميعها و تحليلها . في الواقع كل ذلك سيكون مُعدّ مسبقاً.

 

و يمكن تلخيص الفوائد الجمّة لتوظيف التنظيم التقني لأعمال وكيل المدرسة في النقاط التالية:

• تخفيف ضغط العمل عن وكيل المدرسة.
• تنظيم البيانات و ترتيبها و تفادي التكرار .
• الاستغناء عن الجهد اليدوي وما قد يترتب عليه من تأخير و أخطاء وعدم تنظيم.
• سرعة الوصول الى المعلومات وسرعة تخزينها و تكوين الروابط بينها.
• تفعيل منظومة المكتب الالكتروني والذي يمكن الوكيل و الأطراف الإدارية الأخرى من تشارك البيانات أولاً بأول كما يمكن الإدارات المختلفة من الوصول الى البيانات وإدارة العملية التعليمية من أي مكان.
• حفظ البيانات من التلف، حيث يوفر النسخ الاحتياطي المحلي أو على شبكة الويب عدداً غير محدود من النسخ الأرشيفية المحدثة لحظة بلحظة والآمنة.
• مساعدة وكيل المدرسة في اتخاذ القرارات على أسس علمية مبنية على التفكير وعمل المقارنات والتحليل والتقييم للموضوعات.

 

ما هي الأدوات و الموارد اللازمة لنجاح و تفعيل التنظيم التقني لأعمال وكيل المدرسة؟

إن نجاح التوظيف التقني في الإدارة المدرسي مرهون كما أشرنا في بداية المقال إلى توفر عنصرين أساسيين أولهما هو الكادر البشري المؤهل و هو نقطة البداية اذ يجب توفير التدريب المهني و الفني لوكلاء المدارس اللازمين لاستغلال الموارد التقنية المتاحة والتي تشكل العنصر الثاني في نجاح المنظومة التقنية لإدارة المدرسة.

و تتنوع الأدوات التقنية لتشمل الكثير من الأجهزة و الأدوات منها:

• الحواسيب الحديثة سواء المحمولة أو المكتبية و التي يجب توفيرها في كافة مكاتب المدرسة و مرافقها.
• أجهزة الربط الشبكي و التي تكون شبكة داخلية بربط الحواسيب المختلفة ببعضها داخل المدرسة ثم ربط هذه الشبكة الداخلية بشبكة المدارس الحكومية و الانترنت.
• أجهزة الطباعة و المسح الضوئي
• أجهزة الاتصال الداخلي و الخارجي
• برامج الحاسوب المناسبة والأصلية من شركات الإنتاج الرقمي العالمية مثل Microsoft و Google و Adobe.
• أدوات التعليم الذكية مثل السبورة الرقمية و العرض الضوئي وأجهزة الحاسب اللوحية داخل الفصول و التي يمكن أن تقدم قفزة ذكية في إدارة التعليم حال توفرها.
• أجهزة التوثيق و التصوير كالكاميرا

 

 

ما هي البرمجيات الحديثة التي يمكن لوكيل المدرسة توظيفها و ما وظيفة كل منها ؟

في الواقع تشكل برامج الحاسوب الحديثة لُب التنظيم التقني لأعمال وكيل المدرسة .

كما أن كافة الموارد المطلوبة و السابق ذكرها انما في الحقيقة تهدف الى توفير البيئة الرقمية المناسبة و التغذية المعلوماتية اللازمة لأداء هذه التطبيقات .

و هنا سنذكر أهم التطبيقات التي يمكن العمل عليها و وظيفتها في تسهيل مهام  وكيل المدرسة.

 

• تطبيقات معالجة النصوص

  ومن أبرز أمثلتها Microsoft Word و Google Docs اذ تسهل هذه التطبيقات ادخال النصوص و معالجتها وتنسيقها و حفظها و تخدم وكيل المدرسة في:

  – اعداد التقارير الداخلية و الخارجية.
  – تصميم النماذج الإدارية الجاهزة كالمراسلات و الطلبات و غيرها.
  – وضع الخطط المدرسية و جداول الدراسة و المعلمين.
  – حفظ الأعمال الكتابية و الورقية و أرشفتها دون الحاجة لكتابتها من جديد في كل مرة .
  – كتابة وطباعة الأختبارات المدرسية ونماذج التقييم

 

• تطبيقات قواعد البيانات

ومن أهم أمثلتها تطبيق Microsoft Access و Oracle  ويمكن من خلالها:

• • بناء قواعد البيانات المختلفة والتي يمكن ان تشمل على سبيل المثال معلومات الطلاب و أولياء امورهم و هواتفهم و درجاتهم، معلومات المعلمين و مهامهم ، البيانات المالية و المشتريات و اللوازم المدرسية.
  • تنظيم العلاقات بين قواعد البيانات المختلفة والتي تسهل الوصول من قاعدة بيانات لأخرى . فيمكن مثلاً الوصول الى بيانات تقييم الطلاب و درجاتهم في مادة دراسية معينة و المتعلقة بمعلم محدد يدرسهم أو إحصاء الطلاب الذين يسكنون في منطقة محددة أو تجمعهم قواسم مشتركة كالمستوى الدراسي أو الحالة الصحية لهم و هكذا.
  • توفير الوصول السريع لنوع محدد من البيانات كطباعة أسماء و أرقام هواتف كافة أولياء الأمور أو ارسال بريد الكتروني أو رسالة نصية الى هواتفهم دفعة واحدة.
  • مشاركة البيانات عن بعد . حيث يمكن نشر قواعد البيانات بصلاحيات وصول محددة تمكن ذوي الشأن من الاطلاع على البيانات أو تعديلها – حسب الصلاحيات – من أي مكان أو حتى دمجها مع قواعد بيانات أخرى لمدارس مختلفة.
  • جمع البيانات من مصادر مختلفة في مكان واحد . حيث يمكن لكل معلم ادخال الدرجات في قاعدة بيانات الطلاب كذلك تقييم مشرفي الحصص المعملية و الأنشطة و المشرف التربوي و غيرهم.

 

• تطبيقات الجداول الالكترونية

ومن أمثلتها برنامجي MS Excel  و Google Sheets و تستعمل هذه البرمجيات لتفريغ البيانات في جداول من أعمدة و صفوف مرتبة و مرقمة. و تتشابه الى حد ما مع برامج قواعد البيانات غير انها أكثر بساطة. كما تقوم بعمل بعض العمليات الحسابية و الإحصائية على البيانات مثل جمع درجات الطالب الواحد و اظهار المعدل الدراسي أو جمع عدد الحصص لمدرس ما في الجدول الدراسي.

• تطبيقات تصميم الأعمال المكتبية و الوسائل التعليمية

  ومن أمثلتها برنامج MS Publisher و Adobe InDesign و يمكن لهذه البرمجيات توفير قوالب جاهزة ذات تصاميم جذابة و أنيقة للوسائل التعليمية والتوعوية كالمطويات و المجلات المدرسية و النشرات و حتى التقارير و الكتب . ومما يميزها أيضا إمكانية التعديل على هذه التصاميم و اصدار نسخ مختلفة أو حتى بناء تصاميم وقوالب جديدة كلياً خاصة بالمدرسة.

• تطبيقات المراسلات البريدية
  

  ومنها تطبيق Outlook و Gmail و الذان يقومان بإدارة المراسلات البريدية من ارسال و استقبال. كما تتميز هذه البرامج بتصنيف الرسائل حسب أهميتها أو محتواها و عمل قوائم المراسلات المختلفة كأولياء الأمور أو المعلمين وغيرهم . و يمكن من خلالها أيضاً إرسال الرسائل المجدولة و الدورية لتقوم وحدها بطريقة مؤتمتة بارسال رسائل محددة الى قوائم معينة بشكل دوري في الوقت و التاريخ المقصود.

• تطبيقات العرض والوسائط المتعددة

  و هي في الواقع كثيرة جدا و غير مقتصرة على برنامج أو اثنين و يبرز استخدامها في انشاء العروض التقديمية . سواء للمواد المدرسية في الفصول أو لعرض ملخصات التقارير في الاجتماعات . بل و يتعدى ذلك إلى عقد الدورات و تصميم المقاطع المرئية و الصوتية لعرضها في الحفلات المدرسية و الأنشطة الطلابية المختلفة . أيضا تجميع و أرشفة التوثيق الصوتي و المرئي للانشطة المدرسية المختلفة.

هل يقتصر التنظيم التقني لمهام وكيل المدرسة على استخدام الوسائل التكنولوجية الحديثة؟

 

بالطبع لا، وان كانت هذه الوسائل هي العنوان الأبرز لتنظيم أعمال وكيل المدرسة . فإن أنظمة الإدارة المدرسية الحديثة أدخلت الكثير من النظريات الإدارية الجديدة للعمل المدرسي .

وقد برزت في العقدين الاخرين الكثير من المدارس والتوجهات التي غيرت المفهوم التقليدي لمركز ومهام وكيل أو حتى مدير المدرسة.

ولتطبيق هذه المبادئ يجب أن تتكاتف الجهود على المستويات العليا في الحكومات ودوائر اتخاذ القرار . لدراسة المناسب منها وتعميمه و تأهيل الكوادر الإدارية من خلال الدورات و الندوات العلمية.

 

في الختام
فإن التكنولوجيا المعاصرة قد قدمت الكثير مما يمكن استغلاله لتنظيم العمل و توفير الوقت والجهد . بل وزيادة الإنتاج البشري و رفعه لمستويات لم تكن متوقعة من خلال ادخال الوسائل الرقمية المناسبة . كما يسرت اتخاذ القرارات في اسرع وقت ممكن تجاوباً مع التغيرات المستمرة في التغذية الراجعة المنظمة و الهادفة.
غير أن استغلال هذه التقنيات يبقى مرهوناً بالعنصر البشري . ورغبته في الارتقاء و حرصه على تطوير ذاته و عمله والارتقاء بمستوى الإنتاج الوظيفي و الأكاديمي للكوادر التعليمية والطلاب.